Sinds een jaar of 6 deel ik al mijn (werk)tijd in in Pomodoro’s. Een Pomodoro is een blokje tijd van 25 minuten waarbinnen je je concentreert op slechts 1 taak. Wanneer de 25 minuten voorbij zijn heb je 5 minuten pauze voor je volgende Pomodoro begint.

De Pomodoro techniek is bedacht door Francesco Cirillo. Tijdens zijn studie kwam hij er achter dat hij steeds achter liep op zijn medestudenten en dat hij veel van zijn werk niet af kreeg doordat hij zich niet goed kon concentreren. Hij bedacht er een oplossing voor.

 

Concentratieproblemen

Het concentratieprobleem kennen we allemaal in meer of mindere mate. Sommigen onder ons hebben er af en toe last van, sommigen alleen wanneer ze te veel werk hebben liggen en anderen (zoals ikzelf) hebben het gewoon altijd.

Het is niet dat je je werk niet serieus neemt, of dat je het niet leuk genoeg vindt, of niet interessant genoeg. Je hebt gewoonweg moeite met het switchen naar een geconcentreerde mindset en werkelijk elke vorm van afleiding (telefoon, internet, collega’s, grasmaaiers, vogeltjes, je eigen gedachten) lijkt belangrijker dan de taak waar je je eigenlijk mee bezig moet houden.

Sinds een jaar of 6 is de Pomodoro techniek ook mijn oplossing voor dit probleem.

 

Wat is de Pomodoro techniek precies?

De Pomodoro techniek is gebaseerd op het principe dat iedereen, hoe afgeleid je ook bent als persoon, zich 25 minuten lang op 1 taak moet kunnen concentreren. Wanneer je deze 25 minuten hebt volbracht wordt je beloond met 5 minuten pauze plus je mag je eerste Pomodoro kruisje zetten, een belangrijk psychologisch voordeel, want ook al is de taak misschien nog niet af, de Pomodoro is volbracht!

Voor een geslaagde Pomodoro (en dus het recht op een kruisje) moet deze concentratie wel aan een paar eisen voldoen:

1. Je mag GEEN afleiding van buitenaf toestaan. Voor elke externe afleiding (telefoontje, vraag van collega etc. vraag je eerst of het de duur van je Pomodoro kan wachten en of je later terug kunt bellen/komen etc. Zet de taak op je todo lijst bij unplanned, zet een – bij je pomodoro en ga door tot de 25 minuten voorbij zijn.)
2. Je mag GEEN afleiding van binnenuit toestaan. Voor elke interne afleiding (bijvoorbeeld de gedachte: “Shit, ik moet mijn boeken nog inleveren bij de bieb” noteer je de todo als unplanned op je lijst en je noteert een ‘ bij je taak.)
3. Een Pomodoro kan niet worden onderbroken, komt dit toch voor, breek dan af en begin opnieuw en onthoud: De volgende Pomodoro zal beter gaan!

 

 

Hoe kan ik de Pomodoro techniek gebruiken om thuis te werken

In deze tijd waarin veel mensen thuis moeten werken en daarbij ook nog hun kinderen thuis moeten begeleiden bij het maken van schoolwerk is het makkelijk om het overzicht te verliezen. Hoe geconcentreerd je normaal gesproken ook kunt werken, de omstandigheden zijn momenteel op zijn zachtst gezegd niet optimaal.

Na 6 jaar werken met de Pomodoro techniek (waarvan ik altijd 1 dag in de week heb thuis gewerkt en later volledig thuis) kan ik er wel wat over zeggen, doe ermee wat je wilt:

Tip 1: 8 Pomodoro’s op 1 dag is een TOP productieve dag. 6 is een prima productieve dag. Vraag dus thuis niet meer dan 6 Pomodoro’s van jezelf.

Wat?? 6-8 Pomodoro’s is toch maar 4 uurtjes werk? Dat is toch belachelijk!! Ja, dat dacht ik eerst ook. Maar hoe ik het ook heb geprobeerd, op het werk, thuis, waar dan ook, als je 8 Pomodoro’s hebt gehaald heb je een topdag gedraaid. Er zijn namelijk altijd onvoorziene zaken; Collega’s, mailtjes, telefoontjes, je baas, files etc etc. 8 uur productief werken is een mythe.
Zorg er dus voor dat je in je nieuwe thuiswerk situatie 6-8 pomodoro’s draait en hou het werk daarna voor gezien. Dat is beter voor je gemoedsrust.

Tip 2: Neem. Altijd. Pauze

De hele techniek is er op gebaseerd dat je niet opgebrand raakt in je concentratie. Door het nemen van de voorgeschreven pauzes (elke Pomodoro 5 minuten en elke 4 Pomodoro’s een lange pauze van 15 minuten) voorkom je dat je aan het eind van de dag opgebrand bent en te moe om nog iets te ondernemen (met bijvoorbeeld je kids).
Het handige aan de pauzes is dat je dan je kids even wat aandacht kunt geven (mits ze netjes op je Pomodoro hebben gewacht natuurlijk).

Tip 3: Koop een Time Timer

Let op, ik heb het niet over een Pomodoro kookwekker, (hier zijn prima appjes voor voor op je computer, 1 zoekactie in de Appstore of Android Store en je hebt 10 appjes), maar over een Time Timer. Dit is een soort aftel-klok die de tijd die je nog hebt visualiseert. Heel handig voor jonge kinderen (en volwassenen die moeite hebben met het inschatten van tijd.) De zin: “Ik kom zo!” (waarbij dat “zo” een bijzonder rekbaar begrip is), wordt: “Kijk maar op de Time Timer, dan kom ik bij je!”. Dit geeft rust voor jou om je werk te doen en duidelijkheid voor je huisgenoten wanneer je aanspreekbaar bent!

 

 

Waar is de Pomodoro techniek op gebaseerd

Om je echt te verdiepen in de techniek en de principes achter de Pomodoro techniek raad ik aan om het boek van Francesco Cirillo te lezen. In het boek legt hij uit hoe hij op 25 minuten is gekomen en waarom het belangrijk is om de pauzes te houden. Ook legt hij het gebruik van de activity-inventory-sheets en de todo-lijsten uit. Daarnaast staan er in het boek allemaal tips over de indeling van je takenlijst en de breakdown van je taken. Zo wordt je steeds beter in het inschatten van je taken en kun je op den duur een accurate inschatting leveren van het werk dat je nog moet doen. Ook zie je meteen aan het begin van je week of je planning haalbaar is.

 

Waarom heet het Pomodoro?

Francesco gebruikte een kookwekkertje om de intervallen te meten. Het getik van het wekkertje riep op den duur meteen al concentratie op. Ook het gerinkel gaf een gevoel van voldoening. Het kookwekkertje had de vorm van een tomaat, in het italiaans: Pomodoro!