Ik dacht altijd dat ik niet kon plannen.

“Als echte creatieveling is het ook niet zo erg. Die zijn altijd een beetje warrig. Of vaag. Niet helemaal van deze wereld. Altijd met je hoofd ergens anders, bij het volgende toffe idee. Dus dat je dan niet zo goed bent in plannen is eigenlijk heel normaal.”

Zo had ik mezelf helemaal overtuigd en legde ik mezelf ook maar neer bij het feit dat mijn wederhelft eigenlijk mijn agenda beheerde. Soms probeerde ik het wel, maar dan liepen afspraken toch weer mis. Of plande ik een dubbele afspraak. Of zette ik het gewoon niet in de agenda. Of vergat ik überhaupt iets af te spreken, waardoor er vage beloften bleven hangen als een soort vaag aura om mij heen.

Altijd achter de feiten aanlopen

In deze situatie had ik altijd het gevoel achter de feiten aan te lopen. En ik had eigenlijk nergens tijd voor. Mijn inbox was mijn todo-lijst en ik leefde in een continue staat van: “Oh Shit, ja dat zal ik nu meteen even doen.”

Maar met ons eigen bedrijf, drukke gezin en steeds groter wordende en langer lopende opdrachten ging dat niet meer. Ik had een inbox van meer dan 2000 mails waar ik me nog doorheen moest worstelen.

Ik wilde niet langer overgeleverd zijn aan de planningen van anderen om mij heen en beter voor mezelf in kaart krijgen waarom ik steeds geen tijd had voor mijn eigen projecten en wensen.

Enter “Getting Things Done”.

Dit boek heeft echt wel mijn leven veranderd. Zowel zakelijk als privé. December 2020 stortte ik me twee weken lang op het boek. Maakte lijstjes. Maakte mijn inboxen én mijn hoofd leeg en noteerde werkelijk alles wat ik ooit nog wilde doen.

Het resultaat was en is nog steeds dat ik veel efficiënter werk. Mijn 4 inboxen altijd leeg zijn. Al mijn taken, afspraken en plannen zijn genoteerd én ik heb een veel beter idee van wat wel en niet mogelijk is.

Een hogere omzet

Het eerste jaar vertaalde zich dat direct in een hogere omzet. Ik kon opeens wel 7 projecten gelijktijdig draaien, in plaats van maximaal 3. Maar aan het eind van 2021 kwam ik tot de conclusie dat ik dat niet wilde. Ik wist namelijk helemaal niet meer wat ik allemaal had gedaan. Het was te veel.

Vanaf 2022 ben ik alle vrijgekomen tijd in gaan zetten voor mijn gezin, mijn vrije tijd en vrijwilligerswerk.

Dat doe ik nu nog steeds, en het heeft me veel gebracht. Zelfs in een moeilijke periode kon ik voor het eerst van mijn leven terugvallen op mijn agenda en mijn systemen. Zodat, hoe warrig ik zelf ook was, er in ieder geval geen zaken werden vergeten.

Tools die ik gebruik:

• NextCloud Notities voor al mijn privé plannen en ideeen. Ingericht volgens het Getting Things Done schema met:
  • een inbox
  • een project list
  • project materiaal map
  • next actions map
  • someday maybe map
  • focusgebieden
  • referentiemap
• Mail: Thunderbird mail.
  • Inbox (bijna altijd leeg)
  • Archieven (alle mails die je wel wil bewaren maar niet meer nodig hebt)
  • Project documentatie (mails met belangrijke info voor lopende projecten)
  • Referentie (mails die je af en toe nodig hebt ter referentie)
  • Waiting For (mails waarvan je nog op antwoord of reactie wacht)
  • Someday maybe (mails met bijvoorbeeld uitnodigingen waar je misschien nog aan mee wil doen)
• Projectmanagement (OpenProject) (voor alle werkprojecten)
  • Projectlist (lijst met alle lopende projecten)
  • Per project een todolijst + planning
• Agenda (NextCloud agenda)
  • Gebruik ik alleen nog voor het inplannen van afspraken, dus alle blokken die erin staan zijn een daadwerkelijke afspraak.

Geen projecten, maar kleine todo’s

Het belangrijkste ding dat ik heb geleerd van het plannen van projecten zijn de Next Actions. Als je een project hebt zoals bijvoorbeeld ‘badkamer aanpakken’ is dit veel te groot om in te plannen. Wat je wél kunt inplannen is de eerste stap. In mijn geval is het op dit project: “online research”. Dus in mijn Next Actions staat bij Op de computer -> Badkamer designs online opzoeken.

Een tweede ding is, als je dit ook wil doen, dat je echt het hele boek moet doorwerken. Dus niet alleen maar lezen en dan een beetje implementeren. Ga er voor. Trek er ook 2 weken voor uit. Die krijg je gegarandeerd driedubbel weer terug!